本帖最后由 衣袂翩然 于 2014-9-11 00:14 编辑

关于鑫龙小镇大型助学活动及各县区义工协会交流会在东安举办的各部门工作职责安排


参会人员：总会各部门领导及东安各部门负责人


开会时间：

晚7点半到9点    地点：总会办公室   会议记录：唐丽君


东安参会人员：会长胡谋亮、秘书长唐丽君、常务副会长：唐铭、宣传部：蔣庆华、策划部：刘亚军、许晓琳。文艺部：李林秀。关怀部：刘矿君、蒋金秀。外联部：陈红玲。财务部：王素芳。安保部：曾羡科。


一，     
首先明确本季度各县区义工协会交流会及鑫龙小镇大型助学活动于9月27日在东安举行。总会与各县区协会交流会开会时间：9月27日下午3点——5点，助学晚会时间：晚8点——9点半。


二，     
关怀部刘矿君、蒋金秀、唐扬义、唐娜英、蒋云、易娜、李林秀（兼）、罗基军。负责接待各县区协会代表。各县区派2－4位代表过来参会。（具体细节包括各县区代表来之前及时电话沟通确认——到东安后带至会场——安排好停车位——安排晚餐——带至晚会现场）。关怀部负责采购会议所需物资：饮用水、座位牌、会议现场横幅等。除宁远、江华、江永三个县区协会代表共10人左右安排住宿外，所有县区协会统一安排晚餐。晚餐时间5点——6点分。晚餐人员大概30人左右。暂定接待酒店东安鑫宇国际大酒店。客房5个。会议室定于鑫宇会议室。要求会议现场主席台背景及会议室后方需挂横幅：永州义工各县区协会交流会。会议投影上写明相关会议事项。具体会议流程总会统一发放。会议主持：唐丽君，致欢迎辞：胡谋亮。副会长唐铭负责现场总调度。

三，     
外联部职责：陈红玲、吴艳华、蒋芝兰。负责接待市、县领导、市县新闻媒体，带至会场。晚会未正式开始前安排在鑫龙小镇售楼部休息。在晚会观众席第二排安排市县领导座位及贴好水牌。

四，     
宣传部职责：蒋庆华、肖申军、唐时辉 、黄敏。所有宣传活动，包括前期发宣传单、各乡镇醒目

路段贴宣传画，微博、微信、QQ群、各大门户网站论坛等所有公众平台全部启动；后期宣传配照片、新闻通稿、视频、电视新闻等媒体资料一并发图给鑫龙小镇相关项目负责人谢总。

五，     
文艺部：李林秀、李彩艳、彭辉。晚会节目要求高端上档次，初步设定：东安政府宣传部调四个节目，东安义工一个节目（蓝色婚礼），永州总会一个节目，零陵协会一个节目，东安江东文武学校一个节目。所有节目必须于8号前发给总会郭会长及文艺部王微审核。晚会汇总台词提供由总会策划部张云负责。主持人：东安唐瑾、总会黎明毅。定11名义工礼仪小姐。

六，     
关怀部：刘矿君、蒋金秀、唐扬义、唐娜英、易娜、李林秀（兼）、罗基军、 蒋云。晚会当天下午所有演员及工作人员需要中午1点赶到现场彩排，晚餐统一由关怀部订餐：三菜一汤，各节目负责人需提前报上吃饭人数，并由关怀部发放餐票领餐。

七，     
安保部：曾科、陈爱军、唐钧、文中群、唐忠定。当晚安保最少要8人以上，负责晚会现场秩序、所有现场物品不能丢失，所有演职人员道具及工作人员的携带物品需保管好。

八，     
秘书处：唐丽君、李萱、肖喜梅。负责晚会当天所有参与义工的报名，报名人数不限。

九，     
策划部：刘亚军、许晓琳。负责晚会现场布置及与宣传部协商提供现场所需灯光、泡泡机、烟雾器等现场效果设备。（请蒋老师与宣传部联系）。嘉宾席及领导席需用有靠背椅，前面一排要带桌面。演员化妆间定于鑫龙小镇一期二楼办公室内。

十，     
财务部：王素芳、吴艳华。总会先划帐一万元给东安协会，作为活动资金。财务需规划好每笔开支。账目清晰。

十一，
东安综合协调部：陈玉元、鲁先重，负责协调各部门工作。各部门需要增援均可与本部门负责人联系。

十二，总会将各部门调两位负责人与东安各部门负责人对接，到东安协助工作。稍后发各部门对应人名单。

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